Notionを使って業務を効率化する

テンプレートを活用して作業を標準化

Notionの強みのひとつはテンプレート機能です。会議の議事録やタスク管理を毎回ゼロから作成するのは非効率。テンプレートを作っておけば、必要なフォーマットをワンクリックで呼び出せます。

例えば、議事録テンプレートに「日時」「参加者」「決定事項」の欄を作っておけば、毎回同じ構成で記録を残せます。これはいわば「再利用可能なプログラム」を作るのと同じ考え方です。

データベースで情報を一元管理

複数のプロジェクトを同時進行する際、スプレッドシートやメモがバラバラに散らばっていると検索や共有に時間がかかります。

Notionのデータベースを使えば、情報を統一した形で管理可能。さらにフィルターやソート機能を駆使することで、必要な情報にすぐアクセスできます。これにより、探す時間を最小化し、意思決定もスピードアップします。

プログラミング的思考で同じ作業を繰り返さない

作業のパターンを見つける

プログラミング的思考では、まず「繰り返されるパターン」を特定します。

例えば、「毎朝同じデータを入力する」「毎週同じフォーマットで報告書を書く」といった作業は典型的なパターンです。これらはテンプレート化や自動化によって簡単に削減できます。

手順を最適化する

プログラムが効率よく動くようにコードを最適化するのと同じく、業務プロセスも見直すことが大切です。

Notionを使って業務フローを可視化すると、無駄なステップに気づきやすくなります。

「この手順はまとめられる」「この承認は不要」といった改善を積み重ねることで、全体のスピードが大きく変わります。

フィードバックループを取り入れる

プログラミングではテストと改善のサイクルが不可欠。

業務においても、Notionのコメント機能や進捗管理を活用して「このプロセスで本当に効率化できているか」を定期的に確認することが重要です。

小さな改善を繰り返すことで、より洗練された仕組みが完成します。

Notionとプログラミング的思考の組み合わせで生産性を高める

Notionの柔軟性とプログラミング的思考を組み合わせると、業務の無駄を徹底的に省けます。

ポイントは、

①繰り返しをテンプレート化する

②情報をデータベースで一元管理する

③自動化を取り入れる

④定期的にプロセスを見直す、という流れです。

「また同じ作業か…」と思ったら、それは改善のサイン。Notionを活用し、プログラミング的思考を取り入れることで、効率化と生産性向上を同時に実現できます。