ひとまず、メモをしておくだけで、その後、AIが整理してくれます。他に、録音データを文字起こしして、それを整理してくれたりもします。会社や組織によって、フォーマットを決めておくのも便利です。
会議後のメモは、重要なポイントやアクションアイテムを明確にすることで、チーム全体が次のステップに進むための指針となります。ここでは、会議メモを要約し、重要なポイントとアクションアイテムを整理する方法について解説します。
1. 会議の目的と概要を明記する
会議の目的や話し合われたトピックの概要を一文で要約し、会議の背景や目標を確認できるようにします。
例
「今回の会議は、新製品のマーケティング戦略を策定するために行われました。」
2. 重要なポイントをリスト化する
会議で議論された重要なポイントを箇条書きでまとめます。これには、決定事項や合意点、重要な議論の要旨を含めます。
例
- 新製品のターゲット市場は20代後半から30代前半の女性に設定
- 広告キャンペーンの開始時期は10月初旬を予定
- SNSを活用したマーケティング戦略の強化が必要
3. アクションアイテムを具体的に記載する
会議で決定されたアクションアイテムを、担当者や期限とともにリスト化します。これにより、チームメンバーが次に取るべき行動が明確になります。
例
- Aさん: 広告代理店との打ち合わせを9月中旬までに設定する
- Bさん: 新製品のプロモーション動画の制作を担当し、10月1日までに初稿を提出する
- Cさん: SNSマーケティングのプランを作成し、次回会議で提案する
4. 次回会議の予定と議題を確認する
次回の会議の日時や議題を記載し、チーム全員が次のステップに備えられるようにします。
例
「次回会議は9月15日に開催予定で、SNSマーケティングプランのレビューを主な議題とします。」
まとめ
会議メモの要約を効果的に行うためには、会議の目的、重要なポイント、アクションアイテム、そして次回会議の予定を整理することが大切です。これにより、チーム全体が一貫して次のステップに進むための明確な指針を持つことができます。
